Dentro de la 33ª sesión solemne ordinaria de cabildo de Teotihuacán, presidida por el Presidente Municipal Constitucional CP Mario Paredes de la Torre, entre los puntos: Aprueban el Sistema Institucional de Archivos y del Grupo Interdisciplinario, este último integrada por alguno directores de área, además, aprobación para la gestión de recursos ante el Banco Interamericano de Desarrollo para la República Mexicana.
Tras presentarse los 7 puntos del orden del día, el Secretario del Ayuntamiento de Teotihuacán Lic. Mario Ignacio Romero, que de acuerdo a los artículos 20, 21 del rubro de archivos, así como el artículo 50 de la ley general de archivos del Estado de México, el Cuerpo Edilicio voto unanemente, se dio paso a continuar con la trigésima tercera sesión ordinaria de cabildo.
Además, se detalló que el grupo interdisciplinario de archivos es un equipo de profesionales que colaboran en la gestión de documentos de una institución, como el Gobierno de Teotihuacán, analizando su origen, valores, plazos de conservación y disposición final.
Respectivamente, las Áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora regulatoria, órganos internos de control o sus equivalentes: Para asegurar la alineación de la gestión documental con los objetivos institucionales y la normatividad vigente. En tanto, las Áreas responsables de la información: Que generan y utilizan la documentación; Responsable del archivo histórico: Para garantizar la preservación de los documentos con valor histórico. Se suma personal técnico especializado en gestión documental y archivos: Para aportar conocimientos técnicos específicos.
Beneficios de contar con un grupo interdisciplinario; Mayor eficiencia en la gestión documental.
Por lo tanto, señala que este grupo ayudará a las áreas productoras de documentos a establecer los criterios para la gestión documental, asegurando que los archivos se conserven adecuadamente y se puedan consultar cuando sea necesario.
Asimismo, el grupo interdisciplinario en el contexto de sistemas de archivos es un equipo de profesionales de diversas áreas que colaboran para establecer los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición final de los documentos.
También, este grupo analiza los procesos y procedimientos institucionales que generan la documentación, con el objetivo de optimizar la gestión documental y garantizar la correcta administración de los archivos.
Aclarándose que, las funciones principales del grupo interdisciplinario en archivos es: Valoración documental; Determinar el valor administrativo, legal, fiscal, histórico o científico de los documentos para establecer su disposición final; Vigencias y plazos de conservación; Definir la duración de la conservación de los documentos en los diferentes archivos (trámite, concentración e histórico); Disposición documental: Establecer los procedimientos para la transferencia, expurgo o conservación definitiva de los documentos, según corresponda; Elaboración de instrumentos archivísticos; Participar en la creación y actualización de instrumentos como el catálogo de disposición documental, inventarios, cuadros de clasificación, etc.
Entre esto, Capacitación; Brindar apoyo y capacitación a las áreas productoras de documentos en temas de gestión documental y administración de archivos; Mejora continua; Identificar áreas de oportunidad para optimizar los procesos archivísticos y la gestión documental. Por lo tanto, la integración del grupo interdisciplinario; Usualmente, este grupo está conformado por representantes de diferentes áreas de la institución, tales como; Área coordinadora de archivos: Responsable de la gestión general del sistema de archivos; Unidad de transparencia: Para asegurar el cumplimiento de las leyes de transparencia y acceso a la información.
Recordándose, que al involucrar a diferentes áreas, se facilita la toma de decisiones y se optimizan los procesos archivísticos; Mayor transparencia y rendición de cuentas; Al garantizar la correcta gestión y conservación de los documentos, se fortalece la transparencia institucional; Reducción de costos.
Enfatizándose, que la optimización de los procesos archivísticos puede generar ahorros en espacio de almacenamiento, recursos humanos y materiales; Mayor seguridad jurídica. Al establecer criterios claros para la disposición documental, se minimizan los riesgos legales. En resumen, el grupo interdisciplinario de archivos es una pieza clave para la implementación y funcionamiento de un sistema de gestión documental efectiva y eficiente en cualquier institución, como el Ayuntamiento de Teotihuacán.